Question 1

Was ist Hypnotes Terminplanung?

Accepted Answer

Alle Abonnementstufen bieten die Möglichkeit, alle Aspekte von Kundenterminen zu planen und zu verwalten, einschließlich Einzel- und Gruppensitzungen sowie Pakete mit mehreren Sitzungen. Hypnotes bietet die Möglichkeit, Ihre Verfügbarkeit zu bestimmen, nicht verfügbare Zeit einmalig oder wiederkehrend zu blockieren, eine Vorankündigung für alle Termine oder nur für bestimmte Dienstleistungen festzulegen und sogar automatisch Pufferzeiten zwischen den Terminen einzurechnen. Hypnotes stellt eine eindeutige URL zur Verfügung, die Sie mit Ihrer bestehenden Website verlinken oder sogar direkt an Kunden in E-Mails oder Werbebotschaften weitergeben können. Diese URL führt den Kunden direkt zu Ihrer persönlichen Terminseite, auf der die von Ihnen angebotenen Dienstleistungen aufgelistet sind, und ermöglicht es den Kunden, ihre eigenen Termine zu buchen, so dass der Therapeut nicht mehr direkt in den Terminplanungsprozess eingebunden werden muss. Hypnotes bietet sogar die Möglichkeit, zusätzliche URLs zu erstellen, die Ihre Kunden zu bestimmten Servicekategorien wie Einzelservice oder Gruppensitzungen führen. Die Plattform benachrichtigt Sie automatisch per E-Mail über alle neuen Buchungen, Stornierungen und Terminänderungen. Automatische Terminbestätigungen und -erinnerungen werden ebenfalls per E-Mail an die Kunden versandt, und die Kunden können ihre eigenen Termine verwalten, einschließlich der Neuplanung und Stornierung gemäß den von Ihnen festgelegten Richtlinien für Neuplanung und Stornierung. Bei unseren Premium- und Premium+-Abonnements können Benachrichtigungen und Erinnerungen auch per SMS verschickt werden. Sie können Hypnotes ganz einfach mit Ihren persönlichen externen Kalendern integrieren, um sicherzustellen, dass Sie nie doppelt gebucht werden und keinen Termin verpassen.

Question 2

Wie lege ich meine terminliche Verfügbarkeit fest?

Accepted Answer

Um Ihre Terminverfügbarkeit festzulegen, melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort an und wählen Sie dann "Einstellungen" aus dem Navigationsmenü auf der linken Seite. Wählen Sie dann im Hauptfenster die Registerkarte "Verfügbarkeit". Wenn Sie Termine sowohl online als auch persönlich anbieten oder wenn Sie Dienstleistungen an mehreren Standorten anbieten, müssen Sie die Verfügbarkeit für jeden Standort festlegen, die dann in den Registerkarten eine Zeile weiter unten angezeigt wird. Hier können Sie die Verfügbarkeit für jeden Wochentag festlegen, einschließlich der Markierung ganzer freier Tage, der Festlegung von Anfangs- und Endzeiten, der Hinzufügung wiederkehrender Blockzeiten und der Festlegung der maximalen Anzahl von Kunden, die Sie pro Tag sehen möchten. Bringen Sie mich jetzt dorthin. Sie können Zeiten, die nicht verfügbar sind, nur einmal in der Kalenderansicht und nicht in den Einstellungen blockieren. So gehen Sie direkt zu Ihrem Kalender, um die Sperrzeit einzustellen, klicken Sie hier. Vergessen Sie nicht, Ihren Hypnotes-Kalender mit Ihren externen Kalendern zu integrieren. Hypnotes blockiert automatisch belegte Zeiten, um sicherzustellen, dass Sie nicht doppelt gebucht werden. Um Ihren Kalender zu integrieren, gehen Sie in das Dropdown-Menü der Kontoeinstellungen, indem Sie auf den Pfeil neben Ihrem Profilbild oben rechts auf Ihrem Bildschirm klicken und "Integrationen" auswählen. Klicken Sie dann auf die Registerkarte "Kalender" und folgen Sie den Anweisungen. Um jetzt dorthin zu gelangen, klicken Sie auf dieser Link. Hypnotes bietet zwei zusätzliche Einstellungen, mit denen Sie die volle Kontrolle über Ihren Zeitplan haben: Pufferzeit und Flex-Start. Pufferzeit: Die Pufferzeit ermöglicht es den Anbietern, kurze Zeitspannen vor und/oder nach einer Sitzung einzuplanen, die in der Regel weniger als eine Stunde betragen und in Minuten angegeben werden. Manche Anbieter nutzen die Blockzeit vor einer Sitzung als Vorbereitungszeit und die Blockzeit nach einer Sitzung als Zeit für die Aufzeichnung von Notizen usw. ***Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie eine Sitzung mit einer Dauer von 60 Minuten angeben und davor und danach Blockzeit eingeben, dies dazu führen kann, dass die gesamte Stunde vor oder nach einer Sitzung nicht für andere Termine zur Verfügung steht, je nach der Flex-Start-Einstellung, die Sie im Bereich "Planung & Kalender" in Ihren Kontoeinstellungen finden. Flex Start: "Flex Start" ist eine Einstellung, mit der Sie festlegen können, ob Sie die Buchung von Terminen zu einem beliebigen Zeitpunkt während einer Stunde zulassen möchten oder ob sie nur zu Beginn der Stunde möglich sein soll. Wenn Sie die Option "Flex-Start" NICHT aktiviert haben und vor oder nach einer Sitzung Blockzeit hinzufügen, kann dies dazu führen, dass die gesamte Stunde davor oder danach für andere Termine nicht mehr verfügbar ist. Um die Option "Flex Start" zu überprüfen oder zu ändern, gehen Sie bitte zu Ihrem Einstellungsseite hier, und wählen Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite "Terminplanung & Kalender". Um "Flex Start" zu aktivieren und die Buchung von Terminen zur verfügbaren Viertelstunde zuzulassen, schieben Sie die Umschalttaste nach rechts.

Question 3

Wo finde ich die URL meines Terminplaners, und kann sie angepasst werden?

Accepted Answer

Jeder Abonnent hat seine eigene persönliche Terminplanerseite, auf der die Kunden die verfügbaren Dienste einsehen und Termine buchen können. Wenn Sie unsere Premium-Stufen abonniert haben, können Sie die URL Ihrer Planerseite anpassen. Um Ihre URL anzuzeigen und/oder anzupassen, loggen Sie sich in Ihr Konto ein und wählen Sie "Einstellungen" im Navigationsmenü auf der linken Seite. Wählen Sie dann die Registerkarte "Planer-URL". Um jetzt dorthin zu gelangen, klicken Sie hier. Darüber hinaus können Sie bei Premium oder Premium+ spezifische URLs für verschiedene Dienstleistungskategorien angeben, z. B. Einzeldienstleistungen oder Gruppensitzungen. Diese URLs befinden sich im Abschnitt "Dienstleistungen" der Plattform und sind ein großartiges "Target Marketing"-Tool.

Question 4

Wie kann ich einen Termin in Hypnotes erstellen?

Accepted Answer

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Termine in Hypnotes zu erstellen. Zum Planen vom Kalenderansicht: Loggen Sie sich in Hypnotes ein und Sie werden automatisch zu Ihrer Kalenderansicht weitergeleitet. Um einen Termin über den Kalender zu buchen, können Sie auf das Symbol "Termin vereinbaren" oben links im Kalender klicken, oder Sie klicken auf das gewünschte Datum im Kalender selbst. Daraufhin öffnet sich das Detailfenster "Termin vereinbaren", in dem Sie alle relevanten Informationen eingeben können, einschließlich des Kunden, des Dienstes, des Ortes, die Zeitzone des Termins bestätigen und das Kästchen ankreuzen, wenn Sie die Zahlung einfordern möchten. Vergewissern Sie sich, dass das richtige Datum ausgewählt ist, wählen Sie die Uhrzeit aus der Liste der verfügbaren Zeitfenster und bestätigen Sie. Sie werden zum nächsten Schritt weitergeleitet, wo Sie alle erforderlichen Dokumente aus Ihrer Dokumentenbibliothek anhängen können. Klicken Sie auf "Absenden" und überprüfen Sie dann die Details des Termins. Klicken Sie auf Absenden und Ihr Termin wird gebucht. So vereinbaren Sie einen Termin über die Client View: Wählen Sie nach dem Einloggen "Kunden" aus dem Navigationsmenü auf der linken Seite. Blättern Sie zu den entsprechenden Kunden und wählen Sie die grüne Schaltfläche "Termin vereinbaren" im unteren rechten Teil der Kundenliste. Füllen Sie alle Informationen wie oben beschrieben aus, und klicken Sie auf "Senden".

Question 5

Ich habe meine eigene Website. Wie können meine Kunden über meine Website einen Termin buchen?

Accepted Answer

Jedes Hypnotes-Benutzerkonto hat eine persönliche Terminplanerseite mit einer eindeutigen URL. Wir können Ihnen helfen, diese URL in Ihre Website zu integrieren, so dass ein Kunde, der einen Termin buchen möchte, automatisch auf Ihre Hypnotes Scheduler-Seite geleitet wird. Sie finden die URL, indem Sie sich in Ihr Konto einloggen und dann "Einstellungen" im Navigationsmenü auf der linken Seite auswählen. Klicken Sie auf "Scheduling & Calendar" und wählen Sie dann die Registerkarte "Scheduler URL", wo Sie Ihre eindeutige URL finden und kopieren können. Um jetzt dorthin zu gelangen, klicken Sie hier. Darüber hinaus bietet Hypnotes den Nutzern von Premium oder Premium+ die Möglichkeit, URLs zu erstellen, die mit bestimmten Arten von Dienstleistungen verbunden sind, wie z. B. Einzeldienstleistungen oder Gruppensitzungen, die sich hervorragend für gezieltes Marketing eignen. Wenn Sie Unterstützung bei der Integration der URL Ihrer Scheduler-Seite in Ihre persönliche Website benötigen, senden Sie uns bitte eine Nachricht hier.

Question 6

Kann ich meinen Hypnotes-Kalender automatisch mit meinem Google-Kalender synchronisieren?

Accepted Answer

Ja, Sie können Ihren Hypnotes-Kalender mit dem Google-Kalender synchronisieren. Um Ihre Kalender zu synchronisieren, gehen Sie in das Dropdown-Menü der Kontoeinstellungen, indem Sie auf den Pfeil neben Ihrem Profilbild oben rechts auf Ihrem Bildschirm klicken und "Integrationen" auswählen. Wählen Sie dann die Registerkarte "Kalender" und folgen Sie den Anweisungen. Um jetzt dorthin zu gelangen klicken Sie hier.

Question 7

Versendet Hypnotes Terminbestätigungen und -erinnerungen an mich und meine Kunden?

Accepted Answer

Ja! Mit den Abonnements Essentials und Standard kann Hypnotes automatische Terminbestätigungen und -erinnerungen per E-Mail versenden. Wenn Sie unsere Premium-Pakete nutzen, können Sie auch Bestätigungen und Erinnerungen per SMS versenden. Um die Vorteile der automatischen Bestätigungen und Erinnerungen zu nutzen, melden Sie sich bei Ihrem Konto an und wählen Sie im linken Navigationsmenü "Einstellungen" und dann "Benachrichtigungen". Für Bestätigungen schieben Sie die Schaltfläche nach rechts unter "Automatische Terminbestätigungen an Kunden senden, wenn Termine geplant/geplant werden". Sie können bis zu drei Bestätigungsnachrichten senden. Wählen Sie einfach aus, wann jede der drei Bestätigungen gesendet werden soll, und klicken Sie dann auf "Speichern". Um automatische Erinnerungen zu versenden, wählen Sie die Registerkarte "Erinnerungen". Schieben Sie die Umschalttaste nach rechts und füllen Sie dann die Felder aus, um den Zeitpunkt der Erinnerungen anzugeben. Sie können bis zu zwei Erinnerungen senden. Bei Premium-Benutzern können Sie wählen, ob Sie Erinnerungen per SMS, E-Mail oder beides versenden möchten. Schließlich können Sie auswählen, ob Sie Erinnerungen an Kunden, an sich selbst oder an beide senden möchten.

Question 8

Kann ich eine Videokonferenz sofort beginnen oder muss ich im Voraus eine Reservierung vornehmen?

Accepted Answer

Sie können jederzeit eine Videokonferenz starten, ohne vorher einen Termin im Kalender zu vereinbaren. Melden Sie sich einfach bei Ihrem Konto an und wählen Sie die mittlere Schaltfläche oben rechts mit der Aufschrift "Meeting starten".

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Häufig gestellte Fragen