Question 1

Qu'est-ce que la prise de rendez-vous Hypnotes ?

Accepted Answer

Tous les niveaux d'abonnement incluent la possibilité de planifier et de gérer tous les aspects des rendez-vous des clients, y compris les séances individuelles et de groupe et les forfaits multi-séances. Hypnotes vous permet de déterminer votre disponibilité, de bloquer du temps non disponible de manière ponctuelle ou récurrente, de définir un préavis pour tous les rendez-vous ou seulement pour des services spécifiques, et même d'inclure automatiquement une période tampon entre les rendez-vous. Hypnotes fournit une URL unique que vous pouvez lier à votre site web existant, ou même fournir directement à vos clients dans des courriels ou des messages promotionnels. Cette URL conduit le client directement à votre page personnelle de planification qui liste les services que vous offrez et permet aux clients de prendre leurs propres rendez-vous, éliminant ainsi la nécessité d'une implication directe du thérapeute dans le processus de planification. Hypnotes offre même la possibilité de créer des URL supplémentaires pour diriger vos clients vers des catégories de services spécifiques telles que les services individuels ou les séances de groupe. La plateforme vous informe automatiquement par courriel de toutes les nouvelles réservations, annulations et modifications d'horaire. Les confirmations de rendez-vous et les rappels automatiques sont également envoyés par courriel aux clients, qui peuvent gérer leurs propres rendez-vous, y compris les reprogrammations et les annulations, conformément aux politiques de reprogrammation et d'annulation que vous avez définies. Pour ceux qui utilisent nos abonnements Premium et Premium +, les notifications et les rappels peuvent également être envoyés par SMS. Vous pouvez facilement intégrer Hypnotes à vos calendriers personnels externes afin de vous assurer que vous n'êtes jamais pris en double et que vous ne manquez jamais un rendez-vous.

Question 2

Comment définir mes disponibilités en matière de planification ?

Accepted Answer

Pour définir votre disponibilité, connectez-vous avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, puis sélectionnez "Paramètres" dans le menu de navigation de gauche. Sélectionnez ensuite l'onglet "Disponibilité" dans la fenêtre principale. Si vous proposez des rendez-vous à la fois en ligne et en personne, ou si vous proposez des services dans plusieurs lieux physiques, vous devez définir les disponibilités pour chaque lieu, qui seront affichées dans les onglets une ligne plus bas. Ici, vous pouvez définir la disponibilité pour chaque jour de la semaine, y compris marquer des jours entiers de congé, fixer des heures de début et de fin, ajouter des blocs de temps récurrents et définir le nombre maximum de clients que vous souhaitez voir chaque jour. Emmenez-moi là-bas maintenant. Vous pouvez bloquer du temps comme étant indisponible une seule fois à partir de votre calendrier plutôt que de vos paramètres. Pour accéder directement à votre calendrier afin de définir une période de blocage, cliquez ici. N'oubliez pas d'intégrer votre calendrier Hypnotes à vos calendriers externes. Hypnotes bloquera automatiquement les plages horaires occupées afin d'éviter les doubles réservations. Pour intégrer votre calendrier, allez dans le menu déroulant des paramètres du compte en cliquant sur la flèche à côté de votre photo de profil en haut à droite de votre écran, et sélectionnez "Intégrations". Cliquez ensuite sur l'onglet "Calendriers" et suivez les instructions. Pour y accéder maintenant, cliquez sur ce lien. Hypnotes propose deux paramètres supplémentaires pour vous donner un contrôle total sur votre emploi du temps : Buffer Time et Flex Start. Durée de la mémoire tampon : Le temps tampon permet aux prestataires de prévoir de brèves périodes de temps, généralement inférieures à une heure et saisies en minutes, juste avant et/ou après une session. Certains prestataires utilisent le temps tampon avant la session comme temps de préparation, et le temps tampon après la session comme temps d'enregistrement des notes, etc. ***Veuillez noter que si vous indiquez qu'une session dure 60 minutes et que vous saisissez des blocs de temps avant et après, il se peut que l'heure entière avant ou après la session ne soit pas disponible pour d'autres rendez-vous, en fonction du paramètre Flex Start qui se trouve dans la zone "Programmation et calendrier" des paramètres de votre compte. Flex Start : "Flex Start" est un paramètre qui détermine si vous souhaitez ou non autoriser la prise de rendez-vous à tout moment au cours d'une heure, ou si vous souhaitez que les rendez-vous ne commencent qu'au début de l'heure. Si vous n'avez PAS activé l'option Flex Start et que vous ajoutez un bloc horaire avant ou après une session, l'heure entière qui précède ou qui suit risque d'être rendue indisponible pour d'autres rendez-vous. Pour vérifier ou modifier l'option Flex Start, veuillez vous rendre dans votre espace personnel. ici, et sélectionnez "Scheduling & Calendar" dans le menu de navigation de gauche. Pour activer la fonction Flex Start et permettre la prise de rendez-vous au quart d'heure disponible, faites glisser le bouton de basculement vers la droite.

Question 3

Où puis-je trouver l'URL de mon programmateur, et est-il possible de la personnaliser ?

Accepted Answer

Chaque abonné dispose d'une page de programmation personnelle où les clients peuvent consulter les services disponibles et prendre rendez-vous. Pour ceux qui sont abonnés à nos niveaux premium, vous pouvez personnaliser l'URL de votre page de programmation. Pour afficher et/ou personnaliser votre URL, connectez-vous à votre compte et sélectionnez "Paramètres" dans le menu de navigation de gauche. Sélectionnez ensuite l'onglet "Scheduler URL". Pour y accéder maintenant, cliquez ici. En outre, pour ceux qui utilisent Premium ou Premium+, vous pouvez fournir des URL spécifiques pour différentes catégories de services, telles que les services individuels ou les sessions de groupe. Ces URL se trouvent dans la section Services de la plateforme et constituent un excellent outil de "marketing ciblé".

Question 4

Comment créer un rendez-vous dans Hypnotes ?

Accepted Answer

Il y a plusieurs façons de créer des rendez-vous dans Hypnotes. A programmer à partir de la Vue du calendrier : Connectez-vous à Hypnotes et vous serez automatiquement dirigé vers votre calendrier. Pour prendre un rendez-vous à partir du calendrier, vous pouvez cliquer sur l'icône "Planifier un rendez-vous" en haut à gauche du calendrier, ou vous pouvez cliquer sur la date souhaitée dans le calendrier lui-même. La fenêtre de détail "Fixer un rendez-vous" s'ouvre et vous permet de remplir toutes les informations pertinentes, notamment le client, le service, le lieu, de confirmer le fuseau horaire du rendez-vous et de cocher la case si vous souhaitez percevoir un paiement. Confirmez que la bonne date est sélectionnée et choisissez l'heure dans la liste de tous les créneaux horaires disponibles et confirmez. Vous passerez à l'étape suivante où vous pourrez joindre tous les documents nécessaires de votre bibliothèque. Cliquez sur soumettre, puis vérifiez les détails de la réunion. Cliquez sur soumettre et votre rendez-vous sera pris. Pour prendre un rendez-vous à partir du site Client View: Après vous être connecté, sélectionnez "Clients" dans le menu de navigation de gauche. Faites défiler l'écran jusqu'aux clients concernés et cliquez sur le bouton vert "Prendre rendez-vous" dans la partie inférieure droite de la liste des clients. Complétez toutes les informations ci-dessus et cliquez sur "Envoyer".

Question 5

J'ai mon propre site web. Comment mes clients peuvent-ils prendre rendez-vous à partir de mon site ?

Accepted Answer

Chaque compte utilisateur Hypnotes dispose d'une page personnelle de planification avec une URL unique. Nous pouvons vous aider à intégrer cette URL dans votre site web afin que lorsqu'un client souhaite prendre un rendez-vous, il soit automatiquement dirigé vers votre page Hypnotes Scheduler. Vous pouvez trouver l'URL en vous connectant à votre compte, puis en sélectionnant "Paramètres" dans le menu de navigation de gauche. Cliquez sur "Planification et calendrier", puis sélectionnez l'onglet "URL du planificateur" où vous pouvez trouver et copier votre URL unique. Pour y accéder maintenant, cliquez ici. De plus, pour ceux qui utilisent Premium ou Premium+, Hypnotes inclut la possibilité de créer des URLs associées à des types de services spécifiques tels que les services individuels ou les sessions de groupe, ce qui est idéal pour le marketing ciblé. Si vous avez besoin d'aide pour intégrer l'URL de votre page Scheduler dans votre site web personnel, veuillez nous envoyer un ici.

Question 6

Puis-je synchroniser automatiquement mon calendrier Hypnotes avec mon calendrier Google ?

Accepted Answer

Oui, vous pouvez synchroniser votre calendrier Hypnotes avec le calendrier Google. Pour synchroniser vos calendriers, allez dans le menu déroulant des paramètres du compte en cliquant sur la flèche à côté de votre photo de profil en haut à droite de votre écran et sélectionnez "Intégrations". Sélectionnez ensuite l'onglet "Calendriers" et suivez les instructions. Pour y accéder maintenant cliquez ici.

Question 7

Hypnotes envoie-t-elle des confirmations de rendez-vous et des rappels à moi et à mes clients ?

Accepted Answer

Oui ! Pour ceux qui utilisent les formules Essentials et Standard, Hypnotes peut envoyer des confirmations et des rappels de rendez-vous automatisés par email. Pour ceux qui utilisent nos formules Premium, vous pouvez également choisir d'envoyer des confirmations et des rappels par SMS. Pour bénéficier des confirmations et rappels automatiques, connectez-vous à votre compte et sélectionnez "Paramètres" dans le menu de navigation de gauche, puis "Notifications". Pour les confirmations, faites glisser le bouton à droite sous "Envoyer des confirmations automatiques de rendez-vous aux clients lorsque des rendez-vous sont planifiés/reprogrammés". Vous pouvez envoyer jusqu'à trois messages de confirmation. Il vous suffit de sélectionner la date d'envoi de chacun des trois messages de confirmation, puis de cliquer sur "Enregistrer". Pour envoyer des rappels automatiques, sélectionnez l'onglet "Rappels". Faites glisser le bouton de basculement vers la droite, puis remplissez les champs pour indiquer le calendrier des rappels. Vous pouvez envoyer jusqu'à deux rappels. Pour les utilisateurs Premium, vous pouvez choisir d'envoyer les rappels par SMS, par courrier électronique ou les deux. Enfin, vous pouvez choisir d'envoyer les rappels à vos clients, à vous-même ou aux deux.

Question 8

Puis-je commencer une réunion par vidéoconférence immédiatement ou dois-je réserver à l'avance ?

Accepted Answer

Vous pouvez commencer une réunion par vidéoconférence à tout moment sans prendre de rendez-vous préalable. Il vous suffit de vous connecter à votre compte et de sélectionner le bouton du milieu en haut à droite qui indique "Commencer une réunion".

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Questions fréquemment posées